محتويات الدليل
ما هو Google Workspace؟
Google Workspace (المعروف سابقاً بـ G Suite) هو مجموعة أدوات إنتاجية سحابية من جوجل تشمل Gmail، Google Drive، Google Docs، Google Sheets، Google Meet، والمزيد. يُستخدم على نطاق واسع في الشركات السعودية.
إعداد Gmail للعمل
تسجيل الدخول
1.افتح mail.google.com
2.أدخل بريد العمل (مثل: [email protected])
3.أدخل كلمة المرور
4.فعّل المصادقة الثنائية من إعدادات الأمان
إعداد التوقيع
1.اذهب إلى الإعدادات (⚙️) > عرض جميع الإعدادات
2.انزل إلى قسم التوقيع
3.أنشئ توقيعاً يتضمن: الاسم، المسمى الوظيفي، رقم التواصل، شعار الشركة
تنظيم البريد
التصنيفات (Labels)
•أنشئ تصنيفات ملونة لتنظيم رسائلك
•مثال: "مهم"، "متابعة"، "مشاريع"، "عملاء"
•اسحب الرسائل إلى التصنيفات أو استخدم القواعد التلقائية
الفلاتر التلقائية
1.اضغط على سهم البحث في شريط البحث
2.حدد معايير الفلتر (المرسل، الموضوع، الكلمات)
3.اضغط إنشاء فلتر
4.اختر الإجراء (تصنيف، أرشفة، تمييز بنجمة)
البريد ذو الأولوية
•فعّل "البريد الوارد ذو الأولوية" من الإعدادات
•Gmail يتعلم تلقائياً أي الرسائل مهمة لك
Google Drive - التخزين السحابي
رفع الملفات
1.افتح drive.google.com
2.اضغط جديد > رفع ملف أو رفع مجلد
3.اختر الملفات من جهازك
مشاركة الملفات
1.انقر بزر الماوس الأيمن على الملف
2.اضغط مشاركة
3.أدخل بريد الشخص المطلوب
4.حدد الصلاحية: عرض فقط، تعليق، أو تعديل
تنظيم الملفات
•أنشئ مجلدات واضحة حسب المشاريع
•استخدم ألوان المجلدات للتمييز
•استخدم البحث المتقدم للعثور على الملفات بسرعة
Google Docs - المستندات المشتركة
إنشاء مستند جديد
1.افتح docs.google.com
2.اضغط مستند فارغ أو اختر قالباً
3.ابدأ الكتابة - الحفظ تلقائي
التعاون المباشر
•شارك المستند مع زملائك
•يمكن لعدة أشخاص التعديل في نفس الوقت
•استخدم التعليقات (@mention) للإشارة لشخص
•تتبع التغييرات من ملف > سجل الإصدارات
Google Meet - الاجتماعات
بدء اجتماع
1.من Gmail: اضغط على Meet في الشريط الجانبي
2.من التقويم: أنشئ حدثاً وأضف رابط Meet
3.من meet.google.com مباشرة
ميزات مهمة
•مشاركة الشاشة والعروض التقديمية
•الترجمة الفورية (Captions)
•التسجيل (للحسابات المدفوعة)
•رفع اليد والتفاعلات
نصائح للإنتاجية
•استخدم Google Keep للملاحظات السريعة
•استخدم Google Tasks لإدارة المهام
•فعّل الإشعارات للرسائل المهمة فقط
•استخدم وضع عدم الإزعاج أثناء التركيز
أسئلة شائعة
Gmail العادي مجاني للاستخدام الشخصي. Google Workspace هو الإصدار المدفوع للشركات ويوفر بريداً بنطاق الشركة، مساحة تخزين أكبر، أدوات إدارة، ودعم فني متقدم.
أنشئ مجلداً مشتركاً في Drive، ارفع الملفات، وشاركها مع الفريق بصلاحيات محددة (عرض، تعليق، تعديل). يمكن لعدة أشخاص تعديل نفس المستند في الوقت الفعلي.
نعم، يمكنك تفعيل الوضع بدون اتصال لـ Gmail وDocs وSheets وSlides. ستتم مزامنة التغييرات تلقائياً عند عودة الاتصال بالإنترنت.
فعّل المصادقة الثنائية (2FA)، استخدم كلمة مرور قوية وفريدة، راجع نشاط الحساب بانتظام، ولا تشارك بيانات الدخول مع أحد.